Тайм-менеджмент: мистецтво управління часом

 

На сучасному етапі розвитку науки та техніки все частіше виникає проблема нестачі часу для виконання поставлених завдань та відпочинку. Вирішити цю проблему можливо за допомогою застосування основних методів та прийомів тайм-менеджменту.

Теоретичні та практичні аспекти тайм-менеджменту є предметом дослідження  багатьох вітчизняних і зарубіжних науковців: Б. Трейсі, І. Халан, Ф. О’Коннелл, І. Абрамовський, О. Г. Горбачев, Г. Захаренко.

Метою статті є визначення основних причин втрат часу, пошук ефективних методів та прийомів мінімізації впливу хронофагів, а також виявлення способів управління часом.

Більшість науковців тайм-менеджмент розглядають як галузь менеджменту, основне завдання якої полягає у виявленні методів і принципів ефективного управління часом. Аналіз поглядів учених щодо сутності поняття «тайм-менеджмент» свідчить про відсутність єдиної думки. Деякі з визначень поняття «тайм-менеджмент» наведено в таблиці 1.

Таблиця 1

Дефініції поняття «тайм-менеджмент»

Автор	Визначення
Б. Трейсі [5]	Тайм-менеджмент – це мистецтво управління часом з урахуванням ефективної методики управління власним часом
І. С. Халан [6]	Тайм-менеджмент – це самоорганізація; ключ до успіху і щасливого життя; основний вид мистецтва з досягнення успіху
Ф. О’Коннелл [4]	Тайм-менеджмент – це мистецтво управління часом і одне із найефективніших засобів як особистого, так і корпоративного розвитку
І. Абрамовський	Тайм менеджмент – це набір різноманітних прийомів, технологій спрямованих на підвищення особистої ефективності, кращої організації і самомотивації людини. Тайм-менеджмент можна звести до трьох слів: плануй, виокремлюй головне, дій.
О. Г. Горбачев [1]	Тайм-менеджмент – мета і сенс життя, що має приносити користь (Філософський підхід). Тайм-менеджмент – це інструмент досягнення результатів (Інструментальний підхід).

 

Отже, сутність тайм-менеджменту полягає в оптимальному використанні робочого часу та зменшенні дії факторів, що спричиняють значні втрати часу.

Хронофаги (поглиначі часу) – це вид стандартних ситуацій та інші перепони, що тимчасово зупиняють процес роботи або перешкоджають та унеможливлюють подальше її виконання.

Основні поглиначі часу: не чітка постановка цілей; відсутність пріоритетів в справах; намагання зробити забагато за один раз; зайві, не важливі розмови; бажання завжди бути корисним і всім допомагати; не правильне планування дня; не правильна організація робочого місця; недостатність мотивації; довготривалі та неефективні телефонні розмови; пошук записів, телефонних номерів та адрес; неочікувані відвідувачі; нездатність сказати «ні»; неповна або неточна інформація; відсутність самодисципліни; невміння довести розпочату справу до кінця; недостатня підготовка до співбесіди; зовнішні фактори, що відволікають; синдром «відкладання»; надмірна комунікабельність; бажання знати все; довге очікування і повільне включення в роботу; рідке делегування повноважень; не достатній контроль за виконанням ваших доручень [2].

Використання різноманітних методів і прийомів складання та виконання планів дозволить зменшувати вплив хронофагів, ефективно організовувати свій робочий час та досягати поставлених цілей. Розглянемо деякі методи короткострокового і оперативного планування тайм-менеджменту (табл. 2).

Таблиця 2

Методи короткострокового і оперативного планування

№ п/п	Методи планування	Характеристика методів короткострокового і оперативного планування
1	Метод простого планування	Суть даного методу полягає в тому, що всі завдання, які необхідно зробити, потрібно записувати послідовно в міру їх виникнення [3].
2	Метод пріоритетного планування	Даний метод подібний до методу простого планування, але головна відмінність в тому, що всі справи розподіляються за ступенем важливості та терміновості, або ж за принципом «батога і пряника»[3].
3	Метод «шести задач»	Записати усі справи, які необхідно зробити в найближчому майбутньому. Обрати із них шість найважливіших, які потрібно зробити завтра. Пронумерувати в порядку зменшення важливості. День почати з виконання першого завдання. І тільки після виконання першої справи, приступити до виконання другої [3].
4	Метод А, В, С	Всі справи розбити на три групи: А, В і С. А – дуже важливі, В – важливі, С – неважливі. Лист паперу розділити на три частини, кожну з яких назвати А, В и С, і записати справи в кожну з частин, де також обрати найпріоритетніші [3].
5	Метод Д. Ейзенхауера	Всі справи розбити на чотири групи: А, В, С і D. А – дуже важливі, які необхідно терміново виконати; В – важливі, але не термінові; С – термінові, але не важливі; D – не важливі і не термінові [3].   Термінові Не термінові Важливі А В Не важливі С D
6	Система обліку часу О. О. Любищева	С 1 січня 1916 року О. О. Любищев починає вести щоденник, який продовжує до кінця свого життя. В даному щоденнику він зазначає не тільки всі види робіт, але і час, який було витрачено на кожне заняття. На основі підрахунку часу, витраченого на конкретні види робіт, він будував і корегував плани [3].
7	Система управління часом Б. Франкліна	Дану систему можна представити у вигляді піраміди, що має декілька поверхів. Перший – основа, вибір цінностей. Другий – вибір «глобальних цілей». Третій – «генеральний план» досягнення цілей. Четвертий – довгостроковий план із зазначенням конкретних цілей та строків за роками (4 – 5). П’ятий – короткострокові плани на декілька тижнів чи місяців із зазначенням строків з точністю до декількох днів. Шостий – план на день, на основі короткострокового плану [3].
8	Принцип 80/20 або правило Парето	В процесі роботи за перші 20 % часу, що витрачається, досягається 80 % результатів, решта 80 % затраченого часу приносять лише 20 % загального підсумку. Отже, потрібно сортувати справи від найважливіших, до менш важливих, або від найприбутковіших до менш прибуткових [1].
9	Правило 60/20/20	Дане правило розподіляє час планування в наступній пропорції: 60 % запланованого робочого часу відводиться на виконання справ А і В. 20 % часу відводиться на колективну діяльність, виконання справ, пов’язаних з делегуванням повноважень, перевірку якості і своєчасності закінчення робіт. 20 % часу відводиться на непередбачувані справи (телефонні розмови, співбесіди і т. д.) [3].

 

Основні правила ефективного використання часу: визначення життєвих цілей; розстановка пріоритетів; постійне планування свого робочого часу; встановлення строків виконання задач; делегування повноважень; організація найважливіших справ відповідно до власних біоритмів; вміння говорити «ні»; ергономічна організація робочого простору; ефективне відновлення розумових і фізичних сил після перевантажень і стресів.

Отже, для ефективного управління своїм часом необхідно визначити головні причини втрати часу та шляхи для їх подолання. Саме завдяки ефективному управлінню своїм часом людина стає цілеспрямованою, впевненою у своїх силах, дисциплінованою, самоорганізованою, досягає успіхів як на роботі, так і в особистому життя

Не скаржтеся на нехватку часу!

У вашій добі стільки ж годин, як і у Ейнштейна, Гейтса та Сороса.

Кому з нас, шановні дами, не знайома наступна ситуація: пізній вечір, діти вгамувалися, Ви, переробивши купу справ, присіли перепочити. А в голові крутиться: «Звіт нароботі не дописала, завтра потрапить від начальника. ОЙ, та батон не купила — сніданок буде без бутербродів». І так кожен вечір (незроблене, забуте додати за смаком). А адже є така корисна штука: тайм-менеджмент називається. Або, по-російськи — управління часом. Давайте сьогодні розберемося, що ж це таке. А завтра, так ні, просто після прочитання почнемо застосовувати. Домовилися?

А годинник цокає, цокають, цокає

Зауважу на початку, що ми все ж не можемо керувати часом, зате нам під силу його розумно, дбайливо використовувати. Головний принцип тайм — менеджменту простий: необхідно витрачати час на головне в житті, при чому, головне для ВАС. Перше, що варто зробити — це прийняти цей принцип, тобто, внутрішньо погодитися з ним. Розумію, що багатьом з нас це може бути нелегко: як часто ми, жінки, присвячуємо своє життя родині, дітям, а потім з болем і гнівом уголосі вигукуємо: «Я для Вас усе життя…. а ВИ!». Прийміть цей принцип, освойте, тобто, зробіть своїм, і побачите, як зміниться Ваше життя: Ви станете по-справжньому потрібною і цікавою своїм близьким.

Друге, що необхідно зробити, оволодіваючи основами тайм — менеджменту: це усвідомити цінність часу. Час незворотньо, його не можна повернути. Грошей можна заробити багато, втратити і знову заробити. А втрачене в порожніх розмовах час — не повернути. «Навіть сторічна життя складається всього лише з 36 500 днів», так кажуть в Кореї. Як по — Вашому, 36 500 днів, багато це чи мало? Я думаю, залежить від того, якими подіями життя наповнена. Тому почніть вимірювати час не в годинах і днях, а в подіях, якими ці дні наповнені. Це другий принцип управління часом.

Ось що ще варто знати, осягаючи основи тайм — менеджменту: якщо ми чогось не встигаємо, тобто всього чотири причини:

§  Перша, і, швидше за все, головна причина — небажання робити що-то. Недарма кажуть: «хто не хоче — шукає причини, хто бажає — шукає засоби».

§  Друга, теж значима причина — недостатній інтерес до якого-небудь справі.

§  Особиста неорганізованість — така третя причина браку часу.

§  І четверта причина пов’язана з тривалою підготовкою до виконання чого-небудь.

Не вистачає часу: хто винен і що робити?

Після того, як ми усвідомили цінність часу, з’ясували, чому хронічно чого не встигаємо, нам необхідно дізнатися, куди йде наше дороге час, на що ми його витрачаємо? В цьому нам допоможе хронометраж, проста процедура, про яку багато знають, але мало хто робить. Полягає вона в наступному: протягом 3-х днів (краще, якщо це будуть два робочих дні і один вихідний) Ви кожні 10 — 15 хвилин записуєте, чим займалися. Після того, як Ви прочитаєте свої записи, Вам стане ясно, на що Ви витрачаєте свою єдину і неповторну життя.

Хронометраж, також допоможе Вам виявити «Хронофагов», тобто, «пожирачів часу». Боріться з ними нещадно, планомірно виганяйте з свого життя.

Ваш час заражене «Хронофагами», якщо Ви:

§  Не ставите перед собою чітких цілей

§  Мечетесь, не розставляєте пріоритетів у справах

§  Плануєте в голові, а не на папері

§  Регулярно відволікається на телефонні дзвінки, розмови з колегами, чаювання

§  Довго сидіть біля телевізора і дивіться все підряд

§  Не здатні сказати «Ні» І т. д.

Останній пункт зі списку заслуговують особливої уваги, через його широку поширеність. Багато хто з Вас думаю, зі мною погодяться.

Як часто ми витрачаємо свій дорогоцінний час, вислуховуючи в черговий раз нарікання подруги на життя, нам важко зупинити її словесний потік, ми боїмося образити її. Чи не можемо відмовити колезі і йдемо з нею в магазин вибирати вже третю сумочку, замість того, щоб відпочити в обідню перерву. А потім звинувачуємо себе за надмірну поступливість. Тепер Ви володієте основами управління часом, і нехай відповіддю на всяке нав’язане Вам пропозиція буде «Чарівне слово «Немає!»

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ПЕДАГОГА

Усім відома проблема колосального браку вільного часу педагогів. Перевірка робочих, контрольних зошитів, а відповідно до предмета викладання ще й словників, контурних карт, лабораторних робіт, креслень, рефератів, а також широко розповсюджених друкованих зошитів з індивідуальними завданнями, самостійними роботами на декілька варіантів, плюс поточні перевірочні роботи, міні-зрізи знань, аркуші з тестовими відповідями типу 1. А; 2. Д.; 3. В… Це ще тільки самісінький шпиль айсберга щоденних турбот учителя, який визначається в низці зобов’язань коротко – перевірка зошитів.

Як виконати всі важливі справи вчасно? За що хапатися у першу чергу? Як ефективно спланувати свій час, щоб у житті залишалося місце на захоплення, відпочинок, заняття спортом, хобі? А найголовніше – на особисте життя, на увагу до родини і, нарешті, на виховання власних дітей?

Якщо перша половина робочого дня чітко розпланована адміністрацією школи і її матеріалізація висить на стіні учительської у вигляді розкладу уроків, то організація позаурочного часу лягає на плечі самого освітянина.

 Психологічна консультація

«Срочные дела, как правило, не самые важные,

а важные – не самые срочные»

Д. Ейзенхауер 

Напевно Вам знайома приказка "Не відкладай на завтра те, що можеш зробити сьогодні". Сенс зрозумілий, але я не згодна, що завжди варто до неї звертатися. Приміром, Ви вчитель, день видався продуктивний, усю необхідну роботу виконали: перевірили зошити, спланували уроки на завтра… Проте залишилося написати виступ на педагогічну нараду, над яким в принципі можна попрацювати ще декілька днів. Вам моя порада, приділіть час своїм близьким, друзям або захопленням. Не намагайтеся перевиконати план, адже в даному випадку Ви будите жертвувати своїм особистим життям.

Стосовно робочого дня. Заведіть щоденник, у якому чітко відзначайте, що треба зробити в конкретний час дня. Якщо Ви знаєте, скільки хвилин або годин Вам знадобиться для виконання тієї або іншої роботи, заздалегідь вкажіть це в ньому.

Принципово важливо складати план дня письмово. Таким чином, ви фіксуєте важливі для себе справи, виконання яких ви самі ж і контролюєте. Від планів, намічених у "голові", люди зазвичай легко відмовляються, якщо виникає хоч щонайменші перешкоди до їх реалізації.

Не дивлячись ні на який поспіх, розпочинайте робочий день з систематичного обдумування впродовж 10-15 хвилин про день, що настав.

Перевірте перед початком роботи, чи усі завдання попереднього дня виконані. Це дасть вам можливість перевірити, з одного боку, наскільки реалістичні плани були складені, а з іншого – чи можете ви доводити до кінця намічене. План даватиме віддачу тільки тоді, коли він виконується.

 Алгоритм щоденного планування 

1. Знайте свої пріоритети.

Перш ніж планувати свій час, вам необхідно побудувати чітку картину того, що необхідно виконати в першу чергу, що залишити на потім або відстрочити. Ви повинні визначити пріоритети, сформулювати цілі.

2. Складіть розклад для вирішення своїх завдань.

Чи контролюєте ви те, як проводите свій час. Вам необхідно переконатися, що ви витрачаєте свій час відповідно до своїх пріоритетів і переваг. Зробіть розклад вашого часу для завершення своїх дій. Визначте дні, в які ви заповнюєте документацію, в які проводите виховні години, в які перевіряєте контрольні чи зустрічаєтесь з батьками учнів.

3. Організовуйте свій робочий стіл.

Безлад на вашому робочому столі може пригнічувати вас, він відволікає вас від виконання завдань, а також займає у вас час на пошук необхідних паперів. У кінці кожного дня знаходите хоч би п'ять хвилин на організацію вашого робочого столу. Адже порядок на столі – порядок в голові.

4. Марна витрата часу.

Багато хто з нас занадто вимогливо ставиться до свого часу. Навчіться ставити досяжні терміни, переглядайте свій поточний список дій, перш ніж приймати нові завдання. Дайте собі більше часу на здійснення дій, чим, як ви думаєте, це займе. При необхідності скажіть "ні". Пам'ятайте, що люди вважали за краще б почути, що ви не можете зробити щось, особливо якщо ви не упевнені, що зможете зробити усе вчасно. Просто скажіть "ні", цим ви дасте можливість людям знайти інший спосіб рішення своїх задач.

5. П'ятниця – відмінний день для підведення підсумків.

Визначте 30 хвилин у вашому розкладі для ведення з тижневого огляду, підбиття підсумків діяльності.

Аналіз Матриці Ейзенхауера показав, що люди, які досягають успіху, уникають справ з квадрантів 3 і 4.

Матриця Ейзенхауера

	Термінові справи	Нетермінові справи
	1	2
важливі	Вирішення кризи, невідкладні задачі, проекти, в яких підходять терміни здачі.	Планування нових проектів, оцінка отриманих результатів, налагодження відносин, превентивні заходи, визначення альтернативних проектів
	3	4
неважливі	Перерви, деякі телефоні дзвінки, деякі наради, розгляд невідкладних матеріалів, громадська діяльність	Рутинна робота, деякі дзвінки, «пожирачі» часу, розваги.

 

Та не дивлячись на завантаженість роботою, не забувайте піклуватися про себе і тоді Ви все встигнете, ще й отримаєте задоволення від виконання справ:

Планування часу можливе. Сподіваюся, наші рекомендації допоможуть Вам наповнити життя яскравими моментами, і Ви не дозволите, щоб час управляв Вами.